Cómo implementar una metodología de gestión de proyectos

Metodología de gestión de proyectos

Una metodología de gestión de proyectos hace referencia a un conjunto de elementos que puestos en conjunto y en un orden adecuado definen como se deben gestionar los proyectos. En ese conjunto de elementos se pueden identificar roles, procesos, formatos, estándares, buenas prácticas, políticas y sistemas de información. Dependiendo de cómo cada organización engrane estos elementos y establezca el orden adecuado tendrá una metodología diferente, es decir, no existe una metodología única que sirva a todas la organizaciones, sin embargo vamos a plantear un proceso que si puede ser estándar para definirla.

Etapas para establecer una metodología:

• Hacer una valoración inicial
• Establecer el alcance
• Definir un modelo de gobierno
• Definir y documentar los procesos
• Implementar los procesos
• Implementar herramientas de soporte
• Desarrollar y mantener la metodología.

La valoración inicial tiene como objetivo identificar el estado actual de la organización en gestión de proyectos, establecer qué estándares se usan actualmente, qué formatos existen, cuál es el nivel de conocimiento en gestión de proyectos, qué área o personas son los responsables, cuál es la experiencia en proyectos desarrollados anteriormente y qué herramientas tecnológicas se usan.

Como en todos los proyectos, y definir una metodología es un proyecto, se debe establecer el alcance de la gestión de proyectos, es decir, debe quedar claro qué incluye y qué no incluye la metodología. El alcance de la gestión de proyecto es extenso y va a depender de las necesidades particulares de cada organización. La gestión de proyectos incluye, sin limitarse a ello, administración del portafolio de programas y proyectos, administración de recursos, gerencia de proyectos, desarrollo y mantenimiento de la metodología.

En el modelo de gobierno se establecen de forma clara como se comunican e interactúan los elementos que gobiernan las estructuras encargadas de la gestión de proyectos, llámese oficina de proyectos, equipos de proyectos o área de proyectos. Los roles, responsabilidades y funciones deben quedar muy bien definidas.

Los procesos son tal vez el elemento más importante de una metodología porque a través de ellos las organizaciones definen cómo hacer sus tareas de forma ordenada y estructurada. El primer paso para definir estos procesos es evaluar la cadena de valor de la organización y ubicar dentro del mapa de procesos los correspondientes a la gestión de proyectos. Teniendo claro esto, se integran los procesos de gestión de proyectos a la organización, se definen los procesos con el nivel de detalle suficiente para que se identifiquen claramente las tareas, flujos, responsables, formatos y políticas.

Aunque no es necesario tener un sistema de información automatizado que soporte la gestión de proyectos y la implementación de la metodología, hacerlo manualmente aumenta los tiempos de entrega y logro de resultados. Adicionalmente si el objetivo es aumentar el nivel de madurez de la gestión de proyectos en la organización, se hará necesario el uso de herramientas de gestión del portafolio y de los proyectos, lo mismo que un sistema de gestión documental para administrar los entregables administrativos y de producto.

Al ejecutar los pasos descritos anteriormente usted ya cuenta con una metodología de gestión de proyectos, ahora sólo le falta desarrollarla para hacerla cada vez más robusta y hacerle el mantenimiento necesario para adaptarla a los cambios de su organización. Cómo puede hacer esto? Realizando revisiones y auditorías periódicas para encontrar puntos débiles y establecer planes de mejora.

Implementar una metodología de gestión de proyectos parece fácil, y en realidad lo es, aunque es un proceso largo que puede tomar meses o años, pero hay que comenzar.