Oficina de Proyectos, más allá de la implementación de una Metodología.

Ciclo de Operación de una PMO

La existencia de unidades organizacionales cuyo foco es la gerencia de proyectos ha dejado de ser una moda y se ha convertido casi en una necesidad, las empresas acogen la idea de instituir una Oficina de Gerencia de Proyectos – PMO para dar consistencia, centralización, experiencia, gestión de conocimiento, administración de recursos y un gran número de beneficios en torno a la práctica de la Gerencia de Proyectos.
Implementar la PMO es el comienzo del camino hacia la excelencia en materia de Gestión de Proyectos, se debe entender que esta unidad organizacional define una Metodología ajustada a la dinámica de la organización enmarcada en un ciclo de operación:

Factores de Éxito de una PMO

• Implementación: Define los procesos y procedimientos, los estándares, las políticas, los roles y las responsabilidades de los integrantes que soportaran la operación de la PMO.
• Aplicación: Lleva las definiciones de la PMO a la práctica de gestión de los proyectos de la compañía en todos los niveles.
• Evaluación: Monitorea los resultados obtenidos contra los resultados esperados.
• Decisión: Define las acciones que se deben emprender para la búsqueda de los resultados esperados.
• Mejora: Es la aplicación de las acciones definidas y la búsqueda de formas optimas de la realización de las actividades de la gestión de proyectos.
• La interacción entre estos elementos del ciclo de operación debe soportarse en unos elementos fundamentales que se constituyen en los factores críticos de éxito en la operación de una PMO.
• Claridad: Velar por la precisa definición de los objetivos de los proyectos, identificación de los entregables, correcta definición de las responsabilidades, asignaciones y compromisos, en general, enmarcar la operación de la PMO con el principio de “cero ambigüedades”.
• Eficiencia: Hacer seguimiento de todos los elementos que administra la PMO, velar por la validez de la información de estado de los proyectos, revisar la calidad de los datos que generan los indicadores, hacer la definición de acciones basadas en la interpretación de los indicadores, controlar y hacer una utilización optima de los recursos.
• Objetividad: Aplicar reglas básicas para mantener el foco de la gestión de los proyectos: Toda acción debe tener un resultado, todo entregable debe tener un dueño, todo compromiso un responsable, todo objetivo debe ser alcanzable y medible, todo proyecto debe estar alineado con la estrategia y contribuir al logro de uno o más objetivos estratégicos.
• Excelencia Operativa: El logro de la excelencia operativa de la PMO sin duda será un elemento clave de diferenciación de las organizaciones, en donde se conjugan elementos como la mejora continua, innovación, liderazgo e incremento de la credibilidad de la gestión de proyectos a la luz de toda la organización.

En Netsac S.A hemos entendido que una PMO va más allá de la implementación de una metodología en una unidad organizacional, es por eso que hemos diseñado una oferta de valor para nuestros clientes en donde se estructuran una serie de servicios complementarios a la constitución de la PMO como son: La Gestión del cambio, el acompañamiento en la adopción de la metodología con proyectos en reales de la empresa, la Gestión de Iniciativas, Gestión de Portafolio de Proyectos, Gestión del Recurso Humano, Capacitación del personal de la PMO en temas de Gerencia de Proyectos con los lineamientos del PMI®, y por último la automatización de la PMO con la implementación de herramientas como el sistema de control de tiempos, sistema Web de gestión documental de los proyectos, sistema de Métricas, Sistema Web para el manejo de indicadores de valor ganado en los proyectos, velando siempre por que la gestión de proyectos se adapte a la cultura organizacional minimizando el impacto y mostrando beneficios tangibles en el corto, mediano y largo plazo, porque paradójicamente el éxito de una Oficina de Proyectos radica en la excelencia de su operación.

La WBS elemento fundamental de la planeación de proyectos.

La WBS por su sigla en ingles Work Breakdown Structure o Estructura de Descomposición del Trabajo EDT, es una herramienta útil para la construcción de gran parte de los elementos del Plan de Gestión del Proyecto. La WBS es una estructura gráfica que descompone jerárquicamente el trabajo a realizar en el proyecto, para construirla, se coloca en el nivel superior el proyecto y se va descomponiendo cada nivel en bloques de trabajo más sencillos hasta llegar a un nivel inferior que represente los paquetes de trabajo totales del proyecto.
El criterio de descomposición puede ser por fases, por entregables o por bloques de trabajo, lo importante es que no haga falta ningún componente, que cada nivel represente la completitud del nivel superior para reflejar todo el trabajo necesario para realizar el proyecto.
Posteriormente se va descomponiendo cada bloque en elementos más manejables hasta el nivel en el que se pueda estimar acertadamente tiempos y costos del bloque de trabajo, se pueda asignar un responsable para ese bloque y que sea necesario tener control sobre el mismo.

La WBS no representa secuencia ni dependencia entre las actividades, tampoco muestra el tiempo o la duración de las actividades, para ello existe un artefacto de la gerencia de proyectos denominado el Diagrama de Red en el que se ven las dependencias y las duraciones de las actividades, lo cual permite identificar la ruta crítica del proyecto.
La WBS sirve como punto de partida para la identificación de las actividades del proyecto y por ende para la construcción del cronograma, también es una herramienta útil en la determinación de los costos del proyecto ya que si aplicamos la técnica del bottom-up en donde se estiman costos a los niveles inferiores podemos ir agregando estos valores hacia la parte superior de la estructura y así obtener un estimado más acertado de los costos del proyecto. Igualmente sabiendo el trabajo requerido se puede evidenciar la necesidad de recursos capacitados para determinadas labores. La WBS también es una fuente para la identificación de riesgos ya que dependiendo del trabajo que se va a realizar así mismo serán los riesgos a los que el proyecto se va enfrentar.

Se pueden llegar a hacer afirmaciones tales como: “El trabajo que no esté representado en la WBS no es parte del proyecto” debido a que fué la base del presupuesto y del cronograma del proyecto y si no está representado allí es necesario gestionar un control de cambios para que sean incluidos.
Por último la WBS es una herramienta útil en la evaluación del impacto de los cambios solicitados y aprobados por el Comité de Control de Cambios del proyecto ya que su naturaleza gráfica es más benéfica para realizar validaciones del alcance del proyecto que los diagramas de Gantt que aunque son muy utilizados están orientados a representar en el tiempo las duraciones de las actividades.

Profesionalización de la Gerencia de Proyectos.

Si en un auditorio al que concurren personas interesadas en una feria automotriz, realizamos una encuesta respecto los hábitos al conducir, podríamos tener algunos resultados como estos: la gran mayoría se considera en condiciones de conducir y casi todos se consideran buenos conductores pero, analizando más en detalle a los encuestados, los resultados no son tan optimistas: muy pocos saben las mejores prácticas para optimizar el consumo de combustible, solo algunos utilizan los informes de tráfico de la radio, un porcentaje limitado sabe usar los adelantos tecnológicos que ofrece el mercado, y casi nadie se preocupa por hacer un diagnostico de los sistemas activos o pasivos de seguridad. Si trasladamos nuestro estudio al entorno empresarial, analizando personal de áreas de la compañía que ha ejecutado proyectos el panorama no es muy diferente, muchos de los participantes han dirigido proyectos, en términos generales se consideran buenos gerentes de proyectos pero un número reducido de ellos aplican mejores prácticas internacionales o metodologías de proyectos, muy pocos utilizan los indicadores de gestión de proyectos, gran parte de ellos aplican su experiencia y destrezas de forma empírica y reactiva con resultados no tan favorables en la mayoría de los casos.

La necesidad latente que existe es la profesionalización de la gerencia de proyectos, ya que en la práctica, algunas organizaciones delegan la gerencia de los proyectos en las áreas ejecutoras o involucradas en los mismos y no en áreas o profesionales especializados en la gerencia de proyectos. No sería lógico poner a un Ingeniero Eléctrico a realizar los estudios de suelos de un pozo petrolero, o a un Abogado a determinar la distribución óptima del tráfico de un canal de comunicaciones, de igual forma no se puede poner a un profesional de cualquier área de conocimiento a dirigir proyectos sin una adecuada formación en herramientas, técnicas, aplicación de metodologías y estándares de la Gerencia de Proyectos.

Netsac S.A cuenta con el conocimiento y la experiencia de profesionales capacitados, certificados en el uso de herramientas, aplicación de metodologías, experiencia de mejores prácticas en numerosas empresas del sector público y privado del país, para poner a disposición de las organizaciones este conjunto de valores y habilidades útiles en la gestión de sus proyectos con diferentes niveles de responsabilidad logrando de esta forma que las empresas orienten sus esfuerzos y aporten sus recursos a los procesos de negocio de los proyectos y deleguen en Netsac S.A los procesos gerenciales relacionados con el proyecto.

Como paso inicial Netsac S.A realiza una valoración del portafolio de proyectos de la compañía en donde para cada proyecto se evalúan características como: rangos de costo, duración total estimada, impacto transversal en la organización, compromisos del proyecto y términos contractuales entre otros, con el fin de determinar cuál sería el grado óptimo requerido de gestión para cada proyecto. Los niveles que pueden resultar de dicha valoración son:

• Monitoreado: Incluye los servicios de revisión detallada entre lo planeado y ejecutado a nivel de alcance y costos del proyecto, generación y análisis cuantitativo de indicadores de gestión del proyecto, propuesta de planes de acción para corregir las desviaciones.
• Administrado: Incluye los servicios del nivel monitoreado mas el apoyo a la gestión de alcance, tiempo, costos y calidad del proyecto. Apoyo a decisiones administrativas del proyecto y ejecución de las labores de monitoreo cualitativo del proyecto. Apoyo en la elaboración del Plan de Gestión del Proyecto.
• Gerenciado: Incluye los servicios del nivel administrado más la construcción del Plan de Gestión del Proyecto, dirección y seguimiento de la ejecución, gestión de control de cambios y la realización de los procesos administrativos de cierre de los proyectos.

Para prestar este servicio Netsac S.A ha diseñado una estructura de Oficina de Proyectos conformada por profesionales de diferentes disciplinas, sistemas de información, metodología y experiencia capaz de cubrir las necesidades de gestión de proyectos de las organizaciones a cualquier nivel. Las experiencias previas en compañías Colombianas del sector público y privado han dado muy buenos resultados ya que los recursos de las organizaciones se concentran en el logro de los objetivos y dejan en manos de su aliado Netsac S.A la labor de gestionar, coordinar los recursos y controlar la ejecución de los proyectos con lineamientos y metodologías ampliamente probados en efectividad y eficiencia.

Productización

Productización

La palabra productización hace referencia a la acción de llevar un producto o servicio a un nuevo mercado involucrando aspectos de globalización, internacionalización y estandarización. Un ejemplo claro de productización cercano al área de TI es el desarrollo de software de clase mundial en donde los componentes desarrollados son adaptables al país, idioma, léxico, perfiles demográficos, etc. y sólo están sujetos a un proceso de localización sin necesidad de hacer cambios en su core.

Debemos tener en cuenta una serie de características a evaluar para ser competitivos en un mercado globalizado:

• El primer aspecto es respecto al producto o servicio evaluando su estandarización internacional, la alineación con estándares reconocidos mundialmente, tiempos de entrega y costos competitivos a nivel mundial, adaptabilidad a los diferentes mercados y la prestación de un soporte omnipresente independiente de la ubicación física de los agentes.
• El segundo aspecto está relacionado con el mercado en donde se deben evaluar aspectos como los hábitos, las costumbres, las formas de negociación, las leyes, los aspectos éticos aceptados y rechazados en cada entorno. Igualmente se debe evaluar con mucho cuidado si en una localización geográfica los aspectos que generan valor son iguales a los de otra localización.
• En tercer lugar y no menos importante que los dos anteriores tenemos la relación con el mercado en donde evaluamos los productos de preventa, venta y postventa de nuestros productos y servicios como los canales de distribución, los partners, los esquemas de soporte.

La internacionalización de productos o servicios es una etapa previa a la globalización, inicialmente se buscan mercados cercanos cruzando fronteras en donde las distancias geográficas y culturales son menores, posteriormente se evalúan las mejores ubicaciones para posicionar los productos o servicios optimizando los procesos productivos, mejorando la adaptabilidad y habilitando la localización como un proceso necesario pero ágil de la cadena de valor para poder estar virtualmente en casi cualquier lugar del mundo dando paso así a la globalización de los productos, servicios y por qué no de la empresa.
Actualmente se vé en el mercado que países como Colombia ofrecen productos de valor agregado o que por sus condiciones costo eficientes puedan proveer productos o servicios al mercado global, alineados con estándares internacionales como por ejemplo los servicios que apuntan al relacionamiento y contacto de clientes: Call Centers, Contact Centers, Atención de reclamos, y los servicios relacionados con las tecnologías de la información que por naturaleza toman ventaja de los modelos distribuidos de trabajo en donde la colaboración entre los equipos no se ve limitada por las fronteras.

La estrategia de globalización de las empresas debe estar soportada en un concepto conocido como el Marketing Internacional que busca aprovechar las oportunidades y enfrentar las amenazas internacionales para mejorar el posicionamiento del producto o servicio en los mercados internacionales, la estrategia del marketing internacional la podemos resumir en 4 pasos:

1. Valoración de fortalezas y debilidades de la empresa, así como la identificación de oportunidades y amenazas del entorno internacional.
2. Los resultados de este análisis permiten en una segunda etapa para definir qué posición, en el ámbito internacional, pretende ocupar la empresa.
3. Seleccionar los mercados, las líneas de producto a comercializar en cada uno de ellos, las formas de entrada y las estrategias en cada mercado.
4. Definir y ejecutar programa de marketing ofreciendo a los mercados lo que estos demandan, identificando las necesidades y deseos de los consumidores

Cómo implementar una metodología de gestión de proyectos

Metodología de gestión de proyectos

Una metodología de gestión de proyectos hace referencia a un conjunto de elementos que puestos en conjunto y en un orden adecuado definen como se deben gestionar los proyectos. En ese conjunto de elementos se pueden identificar roles, procesos, formatos, estándares, buenas prácticas, políticas y sistemas de información. Dependiendo de cómo cada organización engrane estos elementos y establezca el orden adecuado tendrá una metodología diferente, es decir, no existe una metodología única que sirva a todas la organizaciones, sin embargo vamos a plantear un proceso que si puede ser estándar para definirla.

Etapas para establecer una metodología:

• Hacer una valoración inicial
• Establecer el alcance
• Definir un modelo de gobierno
• Definir y documentar los procesos
• Implementar los procesos
• Implementar herramientas de soporte
• Desarrollar y mantener la metodología.

La valoración inicial tiene como objetivo identificar el estado actual de la organización en gestión de proyectos, establecer qué estándares se usan actualmente, qué formatos existen, cuál es el nivel de conocimiento en gestión de proyectos, qué área o personas son los responsables, cuál es la experiencia en proyectos desarrollados anteriormente y qué herramientas tecnológicas se usan.

Como en todos los proyectos, y definir una metodología es un proyecto, se debe establecer el alcance de la gestión de proyectos, es decir, debe quedar claro qué incluye y qué no incluye la metodología. El alcance de la gestión de proyecto es extenso y va a depender de las necesidades particulares de cada organización. La gestión de proyectos incluye, sin limitarse a ello, administración del portafolio de programas y proyectos, administración de recursos, gerencia de proyectos, desarrollo y mantenimiento de la metodología.

En el modelo de gobierno se establecen de forma clara como se comunican e interactúan los elementos que gobiernan las estructuras encargadas de la gestión de proyectos, llámese oficina de proyectos, equipos de proyectos o área de proyectos. Los roles, responsabilidades y funciones deben quedar muy bien definidas.

Los procesos son tal vez el elemento más importante de una metodología porque a través de ellos las organizaciones definen cómo hacer sus tareas de forma ordenada y estructurada. El primer paso para definir estos procesos es evaluar la cadena de valor de la organización y ubicar dentro del mapa de procesos los correspondientes a la gestión de proyectos. Teniendo claro esto, se integran los procesos de gestión de proyectos a la organización, se definen los procesos con el nivel de detalle suficiente para que se identifiquen claramente las tareas, flujos, responsables, formatos y políticas.

Aunque no es necesario tener un sistema de información automatizado que soporte la gestión de proyectos y la implementación de la metodología, hacerlo manualmente aumenta los tiempos de entrega y logro de resultados. Adicionalmente si el objetivo es aumentar el nivel de madurez de la gestión de proyectos en la organización, se hará necesario el uso de herramientas de gestión del portafolio y de los proyectos, lo mismo que un sistema de gestión documental para administrar los entregables administrativos y de producto.

Al ejecutar los pasos descritos anteriormente usted ya cuenta con una metodología de gestión de proyectos, ahora sólo le falta desarrollarla para hacerla cada vez más robusta y hacerle el mantenimiento necesario para adaptarla a los cambios de su organización. Cómo puede hacer esto? Realizando revisiones y auditorías periódicas para encontrar puntos débiles y establecer planes de mejora.

Implementar una metodología de gestión de proyectos parece fácil, y en realidad lo es, aunque es un proceso largo que puede tomar meses o años, pero hay que comenzar.