Oficina de Proyectos, más allá de la implementación de una Metodología.

Ciclo de Operación de una PMO

La existencia de unidades organizacionales cuyo foco es la gerencia de proyectos ha dejado de ser una moda y se ha convertido casi en una necesidad, las empresas acogen la idea de instituir una Oficina de Gerencia de Proyectos – PMO para dar consistencia, centralización, experiencia, gestión de conocimiento, administración de recursos y un gran número de beneficios en torno a la práctica de la Gerencia de Proyectos.
Implementar la PMO es el comienzo del camino hacia la excelencia en materia de Gestión de Proyectos, se debe entender que esta unidad organizacional define una Metodología ajustada a la dinámica de la organización enmarcada en un ciclo de operación:

Factores de Éxito de una PMO

• Implementación: Define los procesos y procedimientos, los estándares, las políticas, los roles y las responsabilidades de los integrantes que soportaran la operación de la PMO.
• Aplicación: Lleva las definiciones de la PMO a la práctica de gestión de los proyectos de la compañía en todos los niveles.
• Evaluación: Monitorea los resultados obtenidos contra los resultados esperados.
• Decisión: Define las acciones que se deben emprender para la búsqueda de los resultados esperados.
• Mejora: Es la aplicación de las acciones definidas y la búsqueda de formas optimas de la realización de las actividades de la gestión de proyectos.
• La interacción entre estos elementos del ciclo de operación debe soportarse en unos elementos fundamentales que se constituyen en los factores críticos de éxito en la operación de una PMO.
• Claridad: Velar por la precisa definición de los objetivos de los proyectos, identificación de los entregables, correcta definición de las responsabilidades, asignaciones y compromisos, en general, enmarcar la operación de la PMO con el principio de “cero ambigüedades”.
• Eficiencia: Hacer seguimiento de todos los elementos que administra la PMO, velar por la validez de la información de estado de los proyectos, revisar la calidad de los datos que generan los indicadores, hacer la definición de acciones basadas en la interpretación de los indicadores, controlar y hacer una utilización optima de los recursos.
• Objetividad: Aplicar reglas básicas para mantener el foco de la gestión de los proyectos: Toda acción debe tener un resultado, todo entregable debe tener un dueño, todo compromiso un responsable, todo objetivo debe ser alcanzable y medible, todo proyecto debe estar alineado con la estrategia y contribuir al logro de uno o más objetivos estratégicos.
• Excelencia Operativa: El logro de la excelencia operativa de la PMO sin duda será un elemento clave de diferenciación de las organizaciones, en donde se conjugan elementos como la mejora continua, innovación, liderazgo e incremento de la credibilidad de la gestión de proyectos a la luz de toda la organización.

En Netsac S.A hemos entendido que una PMO va más allá de la implementación de una metodología en una unidad organizacional, es por eso que hemos diseñado una oferta de valor para nuestros clientes en donde se estructuran una serie de servicios complementarios a la constitución de la PMO como son: La Gestión del cambio, el acompañamiento en la adopción de la metodología con proyectos en reales de la empresa, la Gestión de Iniciativas, Gestión de Portafolio de Proyectos, Gestión del Recurso Humano, Capacitación del personal de la PMO en temas de Gerencia de Proyectos con los lineamientos del PMI®, y por último la automatización de la PMO con la implementación de herramientas como el sistema de control de tiempos, sistema Web de gestión documental de los proyectos, sistema de Métricas, Sistema Web para el manejo de indicadores de valor ganado en los proyectos, velando siempre por que la gestión de proyectos se adapte a la cultura organizacional minimizando el impacto y mostrando beneficios tangibles en el corto, mediano y largo plazo, porque paradójicamente el éxito de una Oficina de Proyectos radica en la excelencia de su operación.